ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ A OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

platné a účinné od 14. července 2026

I. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Tomáš Francl
IČO: 67657192
DIČ:  neplátce
se sídlem: Petrská 1166/33, Praha 1  110 00

Pověřená osoba : Tomáš Francl 

telefon: +420 603 731 762
e-mail: info@f4m.cz

provozovatel internetového obchodu F4M na adrese www.f4m.cz,

dále jen „správce“.

Tyto zásady vysvětlují, jakým způsobem správce zpracovává osobní údaje návštěvníků internetového obchodu, zákazníků, registrovaných uživatelů, zájemců o výrobky nebo služby, příjemců obchodních sdělení a dalších osob, které se správcem komunikují.

Správce zpracovává osobní údaje zejména v souladu s:

• nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“,
• zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů,
• zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti,
• zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích,
• dalšími souvisejícími právními předpisy.

Kontaktním místem pro otázky týkající se ochrany osobních údajů a uplatňování práv je e-mailová adresa info@f4m.cz.

II. Zásady zpracování osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje:

1. zákonným, korektním a transparentním způsobem,
2. pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely,
3. pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel,
4. přesně a podle potřeby aktualizovaně,
5. pouze po nezbytně nutnou dobu,
6. způsobem zajišťujícím odpovídající zabezpečení údajů.

Osobní údaje nejsou prodávány ani poskytovány třetím osobám za účelem jejich vlastního nesouvisejícího marketingu.

III. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Správce může zpracovávat zejména následující osobní údaje:

1. Identifikační údaje

• jméno a příjmení,
• obchodní firma nebo název podnikatele,
• IČO a DIČ,
• údaje o zastoupené společnosti nebo organizaci.

2. Kontaktní údaje

• doručovací a fakturační adresa,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• údaje o zvoleném výdejním místě nebo boxu.

3. Údaje o objednávkách a smluvním vztahu

• objednané výrobky a služby,
• číslo objednávky,
• cena, způsob platby a stav platby,
• způsob a stav dopravy,
• historie objednávek,
• informace o odstoupení od smlouvy, vrácení zboží nebo reklamaci,
• obsah související komunikace.

Správce zpravidla nezískává úplné údaje o platební kartě. Tyto údaje zpracovává provozovatel příslušné platební brány nebo jiný poskytovatel platebních služeb.

4. Údaje zákaznického účtu

• přihlašovací údaje v zabezpečené podobě,
• historie objednávek,
• uložené adresy,
• nastavení zákaznického účtu,
• marketingové preference.

5. Údaje poskytnuté při zakázkové výrobě

Při zakázkové výrobě figurek, modelů, bust, dioramat nebo jiných individuálních výrobků může správce zpracovávat také:

• fotografie, výkresy, náčrty a další obrazové předlohy,
• údaje o vzhledu, podobě, rozměrech nebo požadovaném provedení,
• jméno, nápis nebo jiný údaj, který má být součástí výrobku,
• připomínky, požadavky a schválení zákazníka.

Tyto podklady jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro zpracování nabídky, přípravu návrhu, výrobu, dodání výrobku a případnou ochranu právních nároků.

Zákazník, který poskytne správci fotografie nebo osobní údaje jiné osoby, odpovídá za to, že je oprávněn tyto podklady správci poskytnout a použít je pro sjednaný účel.

6. Údaje z komunikace

• obsah e-mailové, telefonické nebo jiné komunikace,
• údaje uvedené v poptávce nebo kontaktním formuláři,
• připomínky, dotazy, požadavky a reakce správce.

7. Technické a provozní údaje

• IP adresa,
• datum a čas návštěvy,
• údaje o internetovém prohlížeči a zařízení,
• údaje o aktivitě na internetových stránkách,
• systémové a bezpečnostní záznamy,
• identifikátory a údaje získané prostřednictvím souborů cookies a obdobných technologií.

8. Marketingové údaje

• údaj o přihlášení nebo odhlášení z newsletteru,
• datum a způsob udělení nebo odvolání souhlasu,
• údaj o vznesení námitky proti přímému marketingu,
• případně informace o otevření nebo prokliku obchodního sdělení, pokud je tato funkce používána.

IV. Zdroje osobních údajů

Správce získává osobní údaje především:

1. přímo od zákazníka nebo jiné dotčené osoby,
2. prostřednictvím objednávkového, registračního nebo kontaktního formuláře,
3. z e-mailové, telefonické nebo jiné komunikace,
4. při návštěvě internetových stránek a používání zákaznického účtu,
5. od dopravce, platební brány nebo banky, zejména jako informaci o doručení nebo úhradě,
6. z veřejných rejstříků, například při ověřování údajů podnikatele,
7. z poskytovaných fotografií, výkresů a dalších podkladů pro zakázkovou výrobu.

V. Účely, právní základy a doba zpracování

1. Vyřízení objednávky a plnění smlouvy

Účel zpracování:

• přijetí a potvrzení objednávky,
• komunikace se zákazníkem,
• zpracování platby,
• výroba, balení a dodání zboží,
• poskytování zákaznické podpory,
• provedení zakázkové nebo individuální výroby.

Právní základ:

Článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR – zpracování nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením.

Doba zpracování:

Po dobu vyřizování objednávky a trvání smluvního vztahu a následně zpravidla po dobu tří let od jeho ukončení, pokud není nutné údaje uchovat déle z důvodu zákonné povinnosti nebo ochrany právních nároků.

2. Zakázková výroba a zpracování individuálních podkladů

Účel zpracování:

• příprava nabídky,
• modelování a návrh výrobku,
• konzultace a schvalování návrhu,
• výroba a dodání individuálního výrobku,
• doložení schváleného zadání a provedení.

Právní základ:

Článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR – uzavření a plnění smlouvy.

V odůvodněných případech také článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem správce na doložení zadání, schváleného návrhu a řádného splnění smlouvy.

Doba zpracování:

Po dobu přípravy a realizace zakázky a následně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků, zpravidla tři roky od dokončení zakázky. Nepoužité nebo nadbytečné podklady budou odstraněny bez zbytečného odkladu.

3. Plnění účetních, daňových a dalších zákonných povinností

Účel zpracování:

• vystavování a evidence účetních a daňových dokladů,
• vedení účetnictví,
• plnění daňových povinností,
• poskytování součinnosti orgánům veřejné moci.

Právní základ:

Článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění právní povinnosti správce.

Doba zpracování:

Po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Účetní a daňové dokumenty jsou podle druhu dokumentu uchovávány zpravidla po dobu pěti nebo deseti let.

4. Odstoupení od smlouvy, reklamace a právní nároky

Účel zpracování:

• vyřízení odstoupení od smlouvy,
• přijetí a vyřízení reklamace,
• evidence vráceného nebo poškozeného zboží,
• ochrana a uplatňování právních nároků,
• řešení sporů.

Právní základ:

• článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy,
• článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění právní povinnosti,
• článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem na ochraně práv správce.

Doba zpracování:

Po dobu vyřízení dané záležitosti a následně zpravidla tři roky. Pokud je zahájen spor, kontrola nebo jiné řízení, mohou být údaje uchovávány až do jeho pravomocného skončení a vypořádání souvisejících nároků.

5. Zákaznický účet

Účel zpracování:

• vytvoření a vedení zákaznického účtu,
• usnadnění opakovaných nákupů,
• zobrazení historie objednávek,
• správa uložených údajů.

Právní základ:

Článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR – poskytování služby zákaznického účtu.

Doba zpracování:

Po dobu existence zákaznického účtu. Po jeho zrušení budou odstraněny údaje, které již nejsou potřebné pro jiné zákonné účely. Údaje související s uskutečněnými objednávkami mohou být nadále uchovány podle pravidel uvedených v těchto zásadách.

6. Vyřizování dotazů a poptávek

Účel zpracování:

• zodpovězení dotazu,
• zpracování poptávky,
• příprava nabídky,
• vedení související komunikace.

Právní základ:

• článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR, směřuje-li komunikace k uzavření smlouvy,
• článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem správce na vyřizování komunikace.

Doba zpracování:

Po dobu vyřizování dotazu nebo poptávky a následně zpravidla nejdéle tři roky od poslední komunikace, není-li nutné údaje uchovat déle z důvodu uzavřeného smluvního vztahu nebo právního nároku.

7. Obchodní sdělení stávajícím zákazníkům

Správce může použít elektronický kontakt získaný v souvislosti s prodejem výrobku nebo služby k zasílání nabídek vlastních obdobných výrobků a služeb.

Právní základ:

Článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem správce na přímém marketingu, ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.

Zákazník má možnost zasílání obchodních sdělení odmítnout při získání elektronického kontaktu a následně v každém jednotlivém obchodním sdělení.

Doba zpracování:

Do vznesení námitky nebo odhlášení, nejdéle však zpravidla tři roky od posledního nákupu nebo jiné relevantní aktivity zákazníka.

Proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu lze kdykoliv vznést námitku. Po jejím vznesení již nebudou osobní údaje pro tento účel používány.

8. Newsletter pro jiné než stávající zákazníky

Pokud se osoba samostatně přihlásí k odběru newsletteru, správce zpracovává její e-mailovou adresu na základě souhlasu.

Právní základ:

Článek 6 odst. 1 písm. a) GDPR – souhlas subjektu údajů, ve spojení s § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb.

Doba zpracování:

Do odvolání souhlasu, odhlášení z odběru nebo do ukončení služby newsletteru. Kontakty bez jakékoliv aktivity budou pravidelně přezkoumávány a nepotřebné údaje odstraněny.

Souhlas lze kdykoliv odvolat pomocí odkazu v obchodním sdělení nebo e-mailem na adresu info@f4m.cz.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

9. Evidence odhlášení a námitek

Správce může po odhlášení z obchodních sdělení uchovat e-mailovou adresu v omezeném seznamu blokovaných kontaktů, aby zajistil, že na tento kontakt nebudou další obchodní sdělení odesílána.

Právní základ:

Článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem správce na doložení a respektování odhlášení nebo námitky.

10. Ochrana internetového obchodu a prevence zneužití

Účel zpracování:

• zabezpečení internetového obchodu,
• prevence podvodných objednávek a zneužití služeb,
• diagnostika technických problémů,
• evidence a řešení bezpečnostních incidentů.

Právní základ:

Článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem správce na bezpečném provozu internetového obchodu a ochraně majetku a práv.

Doba zpracování:

Technické a bezpečnostní záznamy jsou uchovávány pouze po nezbytnou dobu, obvykle nejdéle šest měsíců. V případě bezpečnostního incidentu, podezření na podvod nebo právního sporu mohou být příslušné záznamy uchovány déle.

VI. Povinnost poskytnout osobní údaje

Poskytnutí údajů nezbytných pro uzavření a plnění kupní smlouvy je smluvním požadavkem. Bez jejich poskytnutí není možné objednávku přijmout, zpracovat, zaplatit nebo doručit.

Poskytnutí údajů pro zasílání newsletteru, používání analytických nebo marketingových cookies a jiné dobrovolné marketingové účely je dobrovolné. Odmítnutí nebo odvolání souhlasu nemá vliv na možnost uskutečnit nákup.

Pro zpracování údajů nezbytných k vyřízení objednávky správce nevyžaduje souhlas zákazníka. Právním základem je plnění smlouvy a plnění zákonných povinností.

VII. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména následujícím kategoriím příjemců:

1. provozovateli e-shopové platformy a technického řešení, zejména společnosti Shoptet, a.s.,
2. dopravcům a provozovatelům výdejních míst, které si zákazník zvolí v objednávce,
3. provozovatelům platebních bran, bankám a poskytovatelům platebních služeb,
4. poskytovatelům účetních, daňových, právních nebo poradenských služeb,
5. poskytovatelům hostingu, cloudových, e-mailových, servisních a IT služeb,
6. poskytovatelům newsletterových a marketingových služeb,
7. poskytovatelům analytických a reklamních služeb, pouze v rozsahu odpovídajícím nastavení cookies a udělenému souhlasu,
8. orgánům veřejné moci, pokud správci povinnost předání údajů ukládá právní předpis nebo závazné rozhodnutí.

Jednotliví příjemci obdrží pouze osobní údaje, které potřebují pro splnění konkrétního úkolu.

Někteří příjemci, například dopravci, banky nebo provozovatelé platebních služeb, mohou při zpracování údajů pro vlastní zákonné účely vystupovat jako samostatní správci osobních údajů.

Správce uzavírá se zpracovateli odpovídající smlouvy o zpracování osobních údajů, pokud jejich uzavření vyžaduje článek 28 GDPR.

VIII. Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Správce primárně využívá poskytovatele zpracovávající osobní údaje v Evropské unii nebo Evropském hospodářském prostoru.

V případě využití poskytovatele, který může zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor, bude předání provedeno pouze při splnění podmínek GDPR, zejména:

• na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany,
• na základě standardních smluvních doložek,
• s využitím jiných odpovídajících záruk podle článků 44 až 49 GDPR.

Konkrétní informace o případném předávání údajů lze vyžádat na e-mailové adrese info@f4m.cz.

IX. Soubory cookies a obdobné technologie

Internetový obchod používá soubory cookies a obdobné technologie.

1. Nezbytné cookies

Nezbytné cookies zajišťují základní funkce internetového obchodu, například:

• fungování nákupního košíku,
• přihlášení do zákaznického účtu,
• zabezpečení stránek,
• uložení nastavení cookies,
• řádné dokončení objednávky.

Tyto cookies mohou být používány bez souhlasu uživatele, protože jsou nezbytné pro fungování internetového obchodu nebo poskytnutí služby požadované uživatelem.

2. Analytické cookies

Analytické cookies mohou být používány k měření návštěvnosti, vyhodnocování používání stránek a zlepšování internetového obchodu.

Pokud jejich ukládání nebo čtení není nezbytné pro požadovanou službu, budou použity pouze na základě souhlasu uděleného prostřednictvím cookie lišty.

3. Marketingové cookies

Marketingové cookies mohou být používány pro vyhodnocování reklamních kampaní, personalizaci reklamy nebo propojení internetového obchodu s reklamními systémy a sociálními sítěmi.

Tyto cookies jsou používány pouze na základě předchozího souhlasu.

4. Správa souhlasu

Uživatel může:

• přijmout nebo odmítnout jednotlivé kategorie cookies,
• odmítnout všechny cookies, které nejsou nezbytné,
• své rozhodnutí kdykoliv změnit prostřednictvím odkazu „Upravit nastavení cookies“ dostupného na internetových stránkách.

Odvolání souhlasu musí být stejně jednoduché jako jeho udělení.

Konkrétní seznam používaných cookies, jejich poskytovatelů, účelů a dob platnosti je uveden přímo v aktuálním nastavení cookie lišty.

X. Automatizované rozhodování a profilování

Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování, které by pro zákazníka mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotýkalo.

Pokud správce používá základní vyhodnocování návštěvnosti nebo marketingových kampaní, děje se tak pouze podle nastavení cookies a nevede to samo o sobě k automatickému rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky.

XI. Práva subjektu údajů

Za podmínek stanovených GDPR má dotčená osoba zejména následující práva:

1. Právo na přístup

Právo získat potvrzení, zda správce osobní údaje zpracovává, a pokud ano, právo získat přístup k těmto údajům a souvisejícím informacím.

2. Právo na opravu

Právo požadovat opravu nepřesných údajů nebo doplnění neúplných údajů.

3. Právo na výmaz

Právo požadovat výmaz osobních údajů, pokud již nejsou potřebné, byl odvolán souhlas, byla oprávněně vznesena námitka nebo jsou údaje zpracovávány protiprávně.

Právo na výmaz se neuplatní, pokud je další zpracování nezbytné například pro splnění zákonné povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu právních nároků.

4. Právo na omezení zpracování

Právo požadovat dočasné omezení zpracování osobních údajů v případech stanovených GDPR.

5. Právo na přenositelnost údajů

Právo získat údaje, které osoba správci poskytla, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a provádí se automatizovaně.

6. Právo vznést námitku

Právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu správce.

Je-li vznesena námitka proti zpracování pro účely přímého marketingu, správce osobní údaje pro tento účel přestane zpracovávat.

7. Právo odvolat souhlas

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, lze souhlas kdykoliv odvolat.

Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

8. Právo podat stížnost

Dotčená osoba má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7

Tím není dotčeno právo obrátit se na soud.

XII. Uplatnění práv

Práva lze uplatnit:

• e-mailem na adrese info@f4m.cz,
• písemně na adrese sídla správce,
• jiným způsobem, který umožní ověřit totožnost žadatele.

Žádost by měla obsahovat dostatek informací k ověření totožnosti žadatele a k určení, jakého zpracování se týká.

Správce může požádat o doplnění údajů nezbytných k ověření totožnosti, pokud má důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele. Správce nebude požadovat více údajů, než je pro ověření nezbytné.

Správce poskytne informace o vyřízení žádosti bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení. Ve složitých případech může být tato lhůta prodloužena o další dva měsíce. O prodloužení a jeho důvodech bude žadatel informován.

Uplatnění práv je bezplatné. Pokud jsou žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména pokud se opakují, může správce požadovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout.

XIII. Zabezpečení osobních údajů

Správce přijal přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze, rozsahu a rizikům zpracování.

Mezi používaná opatření patří zejména:

• omezení přístupu k osobním údajům pouze na oprávněné osoby,
• používání přístupových hesel a uživatelských oprávnění,
• zabezpečený přenos dat,
• pravidelné aktualizace používaných systémů,
• zálohování a ochrana proti ztrátě dat,
• ochrana listinných dokumentů před neoprávněným přístupem,
• smluvní zavázání zpracovatelů k ochraně osobních údajů,
• evidence a řešení bezpečnostních incidentů.

Osoby, které mají přístup k osobním údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.

XIV. Změny těchto zásad

Správce je oprávněn tyto zásady přiměřeně aktualizovat, zejména při změně právních předpisů, používaných služeb, dodavatelů nebo způsobu zpracování osobních údajů.

Aktuální znění bude vždy zveřejněno v internetovém obchodě F4M společně s datem účinnosti.

Pokud by změna významně ovlivnila práva zákazníků nebo způsob zpracování jejich osobních údajů, správce je o ní vhodným způsobem informuje.